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索 引 号 640100-111/2020-00197 发文字号 生成日期 2020-08-25
发布机构 银川市人力资源和社会保障局 责任部门 银川市人力资源和社会保障局 有 效 性 有效

关于印发《银川市人力资源和社会保障局机关公文处理办法(试行)》的通知

 

银川市人力资源和社会保障局机关公文处理办法(试行)

 

第一章 总则

 

第一条  为促进局机关收文、发文办理程序的规范化、科学化、制度化,提高公文办理工作的效率和质量,规范协同办公系统(以下简称OA系统)管理,结合人社局工作实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于机关党政公文处理工作,直属各单位在机关接收公文或以机关名义发送公文的,应遵守本办法。

第三条  公文处理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、拟文、发文、督办、传阅等程序。

第四条  本局采用无纸化办公方式,除涉密文件及无法使用OA系统的情况外,收发文均须通过OA系统进行。

第五条  严格落实“上网不涉密、涉密不上网”要求,任何人员不得在OA系统内储存、发布、传播涉密文件及信息。

 

第二章 收文办理

 

    第六条  坚持统一管理、准确规范、精简高效、安全可靠的原则。公文及事务一般应在OA系统内完成。涉密公文必须通过纸质文件按规定流转;文件页数较多、版式较大,涉及个人隐私信息的也可以纸质形式流转。

    第七条  所有人员工作时间内应保持OA系统账号在线,按照“文不过夜、事不隔天”的要求,及时处理待办工作。

    第八条  公文由收文员签收。收文员每个工作日上班时要打开政务办公平台待文,随发随收。纸质文件签收时要清点来件份数、页码,核对公文是否完整、格式是否规范等。

  收文员收文后,应及时登记。其他科室(单位)收到的公文,应及时送收发室登记。凡未经收发室登记编号而直接报送给局领导的公文,不予受理。

  登记必须完整准确,登记项目一般要有来文单位、标题、来文编号、收文日期、紧急程度、密级等。对转来的领导批示件,需抄清领导同志批示要求。

    第九条  公文登记后,当日由办公室负责人在OA系统或纸质文件上提出拟办意见,报送局主要领导批示,再按主要领导批示分送分管领导审批,根据分管领导要求转由有关科室(单位)办理。

对内容涉及不止一个科室(单位)的文件,如领导明确指定一个科室(单位)主办的,由该科室(单位)主办,其他科室(单位)需积极协助办理;如领导未明确指定主办科室(单位)的,由相关科室自行商量办理。急件由承办科室(单位)先口头、电话汇报分管领导后先行办理,办理后报局领导审批。

如科室(单位)对领导批示有异议,由该科室(单位)主要负责人与分管领导沟通申请重新审签,沟通结果须及时通报收发室备案。

第十条  各科室(单位)收到交办的公文后必须及时办理,不得延误、推诿。有明确时限要求的,应当在规定时限内办理完毕。没有时限要求的,特急件随到随办,当日办结;急件收文后2个工作日内办结;一般件收文后5个工作日内办结。确实无法按时限要求办结的,应当及时向相关领导及办公室说明,如有延误,造成严重后果的将追究科室(单位)负责人及经办人责任。

 

第三章 公文督办

 

第十一条  办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况,对需在规定时间内办复的公文,要适时督促承办科室(单位)按期办结,以防积压和延误。

第十二条  督查督办一般采取日常催办、书面催办、当面催办的方式进行。

日常催办。根据办理时限要求,办公室一般采取电话催办、现场督办等方式进行催办,每次询问催办必须作简要记录,以掌握督办事项进展情况。

书面催办。对逾期未办结的督办事项实行书面催办,及时向承办科室(单位)发出《催办通知书》,要求承办科室(单位)书面报告承办事项的最新进展情况和逾期原因,并进一步提出明确要求。

当面催办。用于电话催办、书面催办仍未落实或紧急事项的催办,可由办公室督办人员深入承办科室(单位),也可请来承办科室(单位)负责人,由办公室当面了解情况,必要时可请局领导听取汇报或出面协调。

第十三条  对于公文办理拖延逾期的,承办科室(单位)负责人要向分管领导、主要领导及相关单位做出解释说明。

第十四条  承办科室(单位)要如实向办公室督办人员反映办理情况,不得积压,不得推诿扯皮、推卸责任,也不得拖延办结时间。

第十五条  对承办事项办理落实确有困难需要协调的,一般事项由办公室督办人员协调,重要事项由办公室主任协调,特殊重大事项报请局领导组织协调。

 

第四章 公文拟制

 

  第十六条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发(会签)等程序。

  第十七条  业务科室(单位)根据工作需要拟制公文。有明确期限的,应当在期限届至的合理期限内拟出;没有明确期限的,特急件随到随办,当日拟出;急件收文后1个工作日内拟出;一般件收文后4个工作日内拟出;会议纪要一般应当在会议结束后的3个工作日内拟出。

    第十八条  草拟公文应当符合《党政机关公文处理工作条例》的要求,必须做到:

  (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

  (二)符合党和国家的方针政策,国家人社部及自治区党委政府有关文件精神,有关内容出处权威。要善于从国家有关部委和自治区党委政府领导的书面指示、讲话,国家有关部委和自治区、银川市党委政府文件,自治区人社厅领导讲话、批示和规范性文件中寻找依据、观点、标准说法,使主要内容和观点与国家有关部委和自治区、银川市党委政府保持高度一致。综合性文字材料,要紧跟形势发展的需要,文稿内容,要与最新研究成果保持一致。

  (三)公文文种、格式应当符合《党政机关公文处理工作条例》要求。根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定所需文种。

  (四)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(五)要力戒空话、套话,要善于使用数据、表格、图示表达文稿内容,使说明更清晰,依据更充分。

(六)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

  (七)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

  (八)应当使用国家法定计量单位。

  (九)文内使用简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

  (十)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

  (十一)所有公文应注明联系人姓名和电话等。

  (十二)局领导对拟稿有其他要求的,遵照局领导指示执行。

  第十九条  拟稿人员拟制好公文后,应反复校对,确认无误后送本科室(单位)主要负责人审核。科室(单位)主要负责人因故无法审核的,由其指定的其他人员审核。

  重要公文应经过集体讨论;与其他部门的联合发文应先和有关部门沟通,基本达成一致后才能上报。涉及本局重要工作的法规性文件和规范性文件应征求自治区人社厅、市相关部门和利害关系人意见,根据征求的意见修改完善,并列表注明意见采纳情况,同时应一并拟制起草说明。

各科室(单位)主要负责人是公文质量的第一责任人。各科室主要负责人必须精修细改、严格把关,切实指导本部门工作人员提高文稿质量,并对本部门文稿出现的问题负领导责任或主要责任。科室(单位)主要负责人审核公文尤其要注重公文的真实性、时效性;对领导人名称、职务、数字等重要内容,必须确保不出差错。

 

第五章 发文办理

 

第二十条  公文经科室(单位)负责人审核后,填写发文稿纸,报办公室主任审核,再报分管领导审签,如需主要领导签发的须报主要领导签发;如需有关单位会签的文件,由局主要领导签批后,报有关单位会签,再正式印发。

局属单位发文必须由局机关业务指导科室牵头,负责审核把关及业务指导,提交领导审签后发文。

    签发涉密文件,报办公室主任审核时须附《国家秘密事项定密审核审批表》。

第二十一条  领导签发公文后,科室(单位)拟稿人应认真核对局领导是否有修改意见,有修改意见的,严格按照领导意见修改完善,确保准确无误。

起草文稿科室(单位)负责拟发公文的排版、发布工作,并确定文件公开属性。科室(单位)将领导签发的发文稿件交收发室保存管理,并领取文号;公文电子版排版编辑确认无误后,发送至办公室盖电子章,办公室再发回起草文稿科室(单位),由科室(单位)通过OA系统、邮箱、传真等途径将公文发送至相关单位(如需在安可系统发布的文件,则需同步在安可系统发文)。涉密文件须由起草文稿科室(单位)在收发室指定涉密电脑上进行排版编辑。

第二十二条  公文正式发布后,起草文稿科室(单位)须将公文的OFD格式和Word格式保存至收发室指定归档电脑。

第二十三条  公文发出后,如发现有重大差错时,主办科室(单位)应立即追回,同时告知局办公室,共同查明原因,并及时进行处理。

 

第六章  信息安全

 

    第二十四条  任何个人不得随意将OA系统中各类信息传阅至无关人员,各类信息一经归档任何人不得删除。

第二十五条  OA系统账号使用者对该账号各类操作和信息安全负责。各使用者应保管好账号和密码并不定期修改密码,防止登录信息被盗用;按权限处理系统信息,不得盗用其他用户账号越位操作,不得恶意破坏系统数据。

 

第七章  维护管理

    

    第二十六条  办公室负责我局OA系统的运转保障、组织协调、培训指导及监督检查。

    第二十七条  因职务变动、工作调整等不使用OA系统账号的,应及时将本账号登录信息交办公室妥善处理。

    第二十八条  各科室(单位)应积极配合OA系统软件、硬件调试和更新工作,确保系统稳定、正常运转。

    第二十九条  各科室(单位)发现系统局部故障,造成公务无法正常处理时,应及时向办公室反馈处理。排障修复期间遇有紧急公务需处理的,可以纸质文件处理公务。

第三十条  系统技术性故障或大面积网络故障导致近期不能正常使用的,应在修复期间使用纸质文件处理公务,保障相关工作正常推进。

 

第八章  责任追究

 

  第三十一条  本局公文办理实行主办科室(单位)科长(负责人)负责制。

  科长(负责人)应当保证本科室(单位)承办的公文在规定期限内办结,在拟制的公文中不出现领导人名称、职务、地名、引用文名称、数字等方面的重大错误,内容真实,具备时效性。对于承办科室(单位)公文办理超出期限或出现上述质量问题的,对科室(单位)领导及经办人通过约谈、通报批评、诫勉谈话等方式督促整改,列入我局绩效考核。对我局形象造成严重不利影响或产生重大损失的,视影响层面、损失程度予以追责。

    第三十二条  公文办理工作必须遵守保密相关规定,如有违反将按国家、自治区、银川市和我局保密工作规定予以追究。

 

第九章  附则

 

    第三十三条  本办法由局办公室负责解释。

  第三十四条  本办法自发布之日起施行。

 

附件:1.银川市人力资源和社会保障局收文办理流程图

      2.银川市人力资源和社会保障局发文办理流程图

    附件下载:银川市人力资源和社会保障局收文发文办理流程图.doc

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