各县(市)区政府、相关单位:

为加强和规范住房保障档案的科学保管和安全有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《住房保障档案管理办法》等规定,制定《银川市住房保障档案管理办法》,现印发给你们,请遵照执行。

附件:《银川市住房保障档案管理办法》

银川市住房和城乡建设局    

2021年11月25日  

(此件公开发布)

银川市住房保障档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强和规范住房保障档案的科学管理,确保其完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》和住建部《住房保障档案管理办法》,结合本市住房保障工作实际,制定本办法。

第二条 本市市辖区住房保障档案管理工作适用本办法。

第三条 本办法所称住房保障档案,是指市住房保障管理部门在住房保障工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条  住房保障中心受市住房和城乡建设局委托,负责本市住房保障档案收集整理、装订编码、归档保管等工作。

第五条  住房保障档案管理工作要做到科学整理、安全保管、有效利用。

第二章 归档范围

第六条 住房保障档案分为住房保障对象档案、住房保障房源档案、文书档案和声像档案和电子档案。各类住房保障档案之间应彼此关联,相互印证。

第七条 住房保障对象档案指已取得住房保障资格正在轮候和已获得住房保障的家庭或个人的档案材料,收集归档范围为:

(一)申请材料。包括申请书、申请人及家庭成员身份证和户口簿复印件、婚姻状况证明、家庭住房状况证明和收入情况证明等相关材料;

(二)审核材料。包括住房保障登记审批表、审核部门对申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况等审核记录;

(三)实施保障材料。包括轮候记录、意向登记记录、选房记录、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料;

(四)动态管理材料。包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料,不良信用记录及违规行为查处材料,变更或者终止保障等动态变更材料。

第八条  住房保障房源档案指国家投资开发建设、企业配建或其他渠道筹集的保障性住房、直管公房在安置、租赁、销售、运营过程中收集或形成的相关记录材料,收集归档范围为:

(一)保障性住房房源档案

1.基础材料。包括房屋来源和权属证明材料、房屋地址、保障性住房类别、房号、户型、面积等基本情况的记录材料,现状及公共设施、室内设施设备登记表,销售价格或租金计算表等;

2.交接材料。包括项目移交协议、项目配建协议、公房委托管理协议、物业委托管理协议、接管通知书、工程竣工验收备案表、楼盘表、测绘报告、房屋产权转移登记确认表、项目维保期交接确认表、建筑结构图、水、电、暖图纸等。

(二)公共租赁住房运营管理档案

1.租赁情况材料。包括登记确认单、选房通知单、摇号公证书及摇号结果、承租家庭入住登记表等;

2.承租人情况材料。包括承租人基础信息表、租赁合同、公共租赁住房安置单等相关材料;

3.租金管理材料。包括租金收缴记录、催缴记录、退房凭证等相关材料;

4.修缮管理材料。包括维修招投标、开竣工及验收材料等。

(三)限价商品住房和经济适用住房销售管理档案

1.摇号选房材料。包括销售方案、销售公告、公证书等相关材料;

2.房屋销售材料。包括购房确认单、住房保障证和购房人身份证复印件、购房合同等相关材料。

(四)直管公房房源档案

包括房屋来源和权属证明材料、房屋地址、房号、户型、面积等基本情况的记录材料等。

(五)直管公房(住宅)运营管理档案

1.办理租赁证材料。包括公有住房分户情况表、银川市直管公房租赁合同、承租人及其同住人身份证和户口簿复印件、自购面积发票复印件等相关材料。

2.使用权变更材料。包括银川市直管公房使用权变更审批表、银川市直管公房使用权变更资格审核表、银川市直管公房使用权变更申请表、直管公房使用权变更风险告知书、银川市直管公房使用权自愿变更协议书、申请人基本情况证明、增房补差合同和发票复印件、房费收据、婚姻登记相关证明、公证书、租赁证原件及复印件、银川市直管公房租赁合同等相关内容;

3.房改出售材料。包括银川市直管公有住房买卖协议书、银川市直管公房住房价格申报表;

4.放弃使用权材料。包括银川市直管公房放弃使用权补偿审批表、银川市直管公房放弃使用权申请表、承诺告知书、放弃使用权直管公房使用情况确认单、申请人基本情况证明、房费收据、腾退直管公房验收单、公有住房房屋腾退交付验收表、银川市直管公房放弃使用权补偿协议、租赁证原件及复印件;

(六)营业房经营管理档案

1.租赁管理材料。包括银川市房屋租赁合同、承租人基本情况资料、租金票据、押金票据、入户巡查表、卫星定位图、承诺及委托书、退租申请等相关材料;

2.销售管理材料。包括银川市商品房买卖合同等相关材料。

第九条  住房保障文书档案指住房保障工作涉及的法律、法规、政策文件和产生的请示、报告、批复、批示、通知、通告、通报、会议纪要、审计报告等档案材料。

第十条 住房保障声像档案指住房保障工作中形成的照片、视频、录音等档案材料。

第十一条  住房保障监督管理档案指在实施住房保障监督管理过程中收集或形成的相关记录材料,收集归档范围为:

(一)监督管理业务材料。包括住房保障对象核查记录及核查结果材料、日常巡查记录、公示及反馈记录等;

(二)住房保障对象违规处理材料。包括违规记录、违规证据、举证记录及证据、告知或约谈记录、行政处理或处罚文书、催告书、强制执行申请书、人民法院行政裁定书、退还违规享受住房保障的相关证据等相关材料;

(三)住房保障信用记录材料。包括住房保障对象及违反住房保障管理规定的个人、企业或其他组织的违规记录、处理决定、处理结果等相关材料;

第十二条 住房保障会计档案指住房保障管理工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业资料,应当按照相应档案管理规定归档收集。

第十三条 住房保障电子档案指住房保障管理工作中,通过数字设备及环境生成,以数码形式存储,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。收集归档范围为:

(一)纸质档案形成的电子文档。包括住房保障对象档案、住房保障房源档案以及文书档案的纸质文案和声像档案的电子化文档;

(二)住房保障管理信息系统的生成文档。包括住房保障管理信息系统运行中生成的文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件等电子文档。

电子档案与相应的纸质档案应当保持内容上的一致。内容不一致时,以纸质档案为准进行认定调整;对纸质档案材料仍存疑议的,由市住房保障实施机构组织核查鉴定后进行认定调整。

第三章 归档管理

第十四条 住房保障对象档案按照“一户一档”的原则,根据《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)等整理立卷,由市住房保障中心在申请人取得住房保障资格后三个月内完成归档。

住房保障对象年度复核材料、动态变更材料等,应当定期归入原档,或者根据工作需要单独立卷归档,并与原档的案卷号建立对应关系,便于检索查阅。

第十五条  住房保障房源档案按照“一套一档”的原则,即每套房屋的销售或租赁情况建立档案,根据《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)等整理立卷,建立保障性住房基本情况表,在房屋分配使用后三个月内完成归档。

房屋销售或租赁对象变更、年审、日常管理、房屋修缮、管理报表等动态材料,应当定期归入原档,或者根据工作需要单独立卷归档,并与原档的案卷号建立对应关系,便于检索查阅。

第十六条 住房保障监督管理档案应根据专项检查、信用记录、举报和投诉等监督管理内容及时间先后顺序,在完成监管的三个月内进行归档。

第十七条  保障性住房文书、声像、会计档案等及其他具有保存价值的档案资料,应当按照相应档案管理规定及时立卷归档。

第十八条  住房保障电子档案按照光盘存储形式,根据《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《电子文件归档与管理规范》(GBT18894-2016)等整理立卷,于年底或次年年初对当年度产生的对象、房源、文书、声像等电子文档进行归档。

第十九条  电子档案依据《电子文件归档与管理规范》(GBT18894-2016)归档保管,主要内容包括:

(一)通过网络查询和利用电子文档要有安全保密防护措施和可靠的监管保障;

(二)归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在14℃-24℃,相对湿度控制在45%-60%,距离强磁物10米以上;

(三)电子档案至少每年定期备份一次;

(四)封存的电子档案不得利用和外借,利用时要使用电子档案的复印件;

(五)随着计算机技术和设备的发展更新,库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存三年。

第二十条  纸质的住房保障对象档案、住房保障房源档案、住房保障监督管理档案保管期限为永久;纸质的住房保障文书档案、声像档案及其他档案保管期限按照相应档案管理规定保存;住房保障电子档案保管期限为永久。

第四章 信息利用

第二十一条  住房保障档案应为国家、自治区、银川市各类数据统计、申请补贴资金等提供支持,应为保障对象申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务,为房屋管理、使用、维护提供依据,为住房保障管理信息系统建设提供支持。

第二十二条  住房保障档案面向公众开放,利用和查询中涉及国家秘密、个人隐私和商业秘密的,应当严格执行法律法规的保密规定。住房保障信息公开、查询、利用所获得的档案信息不得对外泄露或者散布,不得不正当使用,不得损害住房保障对象的合法权益。

第五章 档案利用

第二十三条  查阅住房保障档案一律在档案阅览室内进行。查阅完毕当面清点归还。

第二十四条  工作人员借阅外调档案的,需事先办理借阅审批手续。外调期限不得超过3天,如需再借,需办理续借手续。

第二十五条 直管公房承租户或住房保障对象因需查阅、借阅档案的,须持本人身份证原件,经档案管理分管负责人审批同意后方可借阅。外调档案内容只提供复印件。

第二十六条  查阅、借阅档案过程中因查阅人、借阅人使用不当导致档案污染或损毁的,视损坏程度予以赔偿。

第六章 监督管理

第二十七条  市住房和城乡建设局对本市住房保障档案管理工作进行定期监督检查,对违法违规行为责令限期改正。

第二十八条  档案工作人员有下列行为之一的,有关主管部门对责任人员,依照《中华人民共和国公务员法》《中华人民共和国档案法》等法律法规给予处分;构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任:  

(一)不按规定归档的;

(二)损毁、丢失或者擅自销毁住房保障档案的;

(三)擅自提供、抄录、公布住房保障档案的;  

(四)涂改、伪造、倒卖住房保障档案的;  

(五)利用职务之便将应归档的文件、资料据为己有,拒绝移交归档的;

(六)档案工作人员玩忽职守造成档案损失的;  

(七)其他违反档案管理法律法规规定的行为。

第七章 附则

第二十九条  本办法2022年1月1日起施行,有效期至 2026年12月31日。